为了方便通过电子手段进行交换，世界知识产权组织（WIPO）的相关新规则已于2021年2月1日生效，即任何在该日或之后提交的海牙设计国际申请必须提供申请人的电子邮件地址。如果申请人在提交申请时没有提供此类电子邮件地址，将收到不符合规定的通知。如果申请人最终没有采取补救措施，将被视为放弃申请。

提供申请人电子邮件地址的义务也适用于代理人或其他法定代表人。作为初始申请的一部分，代理人或其他法定代表人也有义务提供其电子邮件联系地址。

这一新规则适用于2021年2月1日之后在知识产权组织登记的海牙外观设计登记事项所有权的任何变更。因此，在此日期之后的任何新所有者详细信息必须包含新所有者的电子邮件联系地址以及他们可能希望委派的任何指定代表的电子邮件联系地址。

对许多人来说，对注册设计申请的申请人/所有人的电子邮件联系地址的新要求可能出乎意料，因为世界上许多其他设计注册机构并不强制提供电子邮件地址。然而，鉴于知识产权组织打算将提供的电子邮件地址用作任何特定实体的主要联系信息，建议寻求使用海牙外观设计登记系统的实体确保为海牙外观设计登记事项提供的任何电子邮件地址保持，并由熟悉情况的人适当监测与知识产权有关的事项。

如果WIPO要求海牙设计注册事务中某一实体提供电子邮件地址，知识产权组织确认，该电子邮件地址在任何时候都不会向公众公开，也不会包括在《国际设计公报》或与在海牙注册设计有关的一些设计数据库（如海牙快车数据库或全球设计数据库）中。

同样，知识产权组织确认，如果预期收件人未能收到知识产权组织发送的有关在海牙登记外观设计的电子信息，知识产权组织将继续通过邮政服务寄信。

显然，世界知识产权组织上述规则的改变，标志着世界各国设计登记机构逐渐转向以电子通信为默认/标准的通信方式。事实上，其他设计注册也发生了变化，例如欧盟知识产权局（euipo）关于处理欧盟设计注册的新规定——自2021年3月1日起禁止传真传输作为联系euipo的一种手段。类似地，这种向默认电子通信的转变也可以在其他领域看到，特别是最近euipo加入Das数据采集系统。